Tata usaha adalah salah satu unit kerja yang cukup vital dalam mengelola beragam administrasi dalam sebuah perusahaan. Profesi ini memiliki peranan yang sangat penting dalam membuat beragam dokumen seperti urusan tulis-menulis, pendataan, hingga pengarsipan perusahaan. Bahkan, tak jarang kalau profesi ini sering menjadi penghubung komunikasi di lingkungan perusahaan.
Nah, Getters, bagi kamu yang memiliki cita-cita menjadi seorang tenaga tata usaha, yuk, mari ulas pembahasannya secara lengkap mulai dari definisinya hingga tips menjadi seorang TU yang andal di bawah ini.
Tata Usaha Adalah…
Tata usaha atau TU adalah sebuah divisi yang menyelenggarakan pekerjaan administrasi yang memiliki kaitan dengan tulis-menulis atau pengumpulan data perusahaan. Dalam hal ini termasuk soal keuangan dan lain sebagainya sesuai kebutuhan perusahaan, organisasi, hingga perusahaan negara.
Tata usaha sendiri terdiri dari dua kata yaitu “tata” dan “usaha” yang masing-masing memiliki pengertian sebagai berikut: tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan usaha ialah suatu usaha yang mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu tujuan. Jadi, tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan tata usaha adalah penyelenggaraan tulis-menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan atau di lembaga pendidikan. Sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan TU.
Tugas dan Tanggung Jawabnya yang Wajib Diketahui
Berikut ini adalah penjabaran tugas tata usaha yang perlu Getters ketahui.
- Memasukkan beragam data-data penting perusahaan ke dalam laporan komputer.
- Membuat beragam data dan dokumen perusahaan sesuai kebutuhan.
- Menjadi perantara komunikasi di dalam lingkungan perusahaan dan pengarsipan.
- Mengagendakan surat masuk atau keluar yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Mengelola beragam kegiatan administrasi perusahaan.
- Membaca dan menganalisis memo hingga laporan yang masuk dalam sebuah perusahaan.
- Melakukan beragam riset, menyiapkan dokumen, hingga mengumpulkan data untuk membuat bahan pertimbangan eksekutif, komite, hingga jajaran direksi perusahaan.
Tentunya tugas-tugas umum di atas tidak bisa dijadikan sebagai patokan karena setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing.
Jenjang Kariernya yang Menjanjikan
Jika kamu tertarik untuk menjadi seorang TU, baik itu di perusahaan atau organisasi, berikut ini adalah tahapan jenjang kariernya yang bisa kamu dapatkan.
- Junior Staf Admin
Bagian ini merupakan posisi awal karier seorang TU di dunia kerja profesional. Dalam posisi ini, kamu akan banyak mempelajari tentang pengarsipan dan administrasi perkantoran. Kamu juga diharuskan bisa bekerja dengan fokus agar kamu tidak salah melakukan proses administrasi.
- Senior Staf Admin
Setelah kamu melalui masa kerja sebagai seorang junior dan sudah cukup mengantongi banyak pengalaman di bidang TU, maka posisi kariermu akan naik menjadi seorang senior staf administrasi yang akan memimpin beberapa staf di bawahnya.
- Kepala Bagian TU
Posisi ini bisa dikatakan sebagai posisi tertinggi dalam perjalanan karier seorang TU. Kamu sudah berada di posisi kepala dan tentu tugasmu akan semakin kompleks. Kamu juga wajib untuk memeriksa pekerjaan staf yang kemudian akan diteruskan kepada bagian atau divisi lain.
Adapun tugas utama seorang kepala TU umumnya adalah sebagai berikut.
- Membina dan meningkatkan profesi para karyawan terutama para karyawan TU.
- Mengoordinasikan beragam aktivitas organisasi perusahaan.
- Memberikan penilaian hasil kerja para karyawan.
- Membuat beragam program TU.
- Mengurus keuangan perusahaan.
- Membagi pekerjaan TU dan membantu para eksekutor menjalankan tugasnya.
- Membuat beragam laporan penerapan aktivitas pengurusan TU secara periodik.
Keterampilan dan Pengetahuan yang Wajib Dimiliki Seorang Tata Usaha
Jika kamu memiliki cita-cita menjadi seorang TU yang andal dan profesional, berikut ini adalah skill dan pengetahuan yang wajib kamu miliki.
- Kemampuan Manajemen
Seorang TU wajib memiliki kemampuan mengelola waktu secara teratur dan konsisten. Sehingga mampu menyelesaikan beragam pekerjaan dengan baik dan efisien.
- Kemampuan Administrasi
Dalam hal ini memiliki kemampuan dalam prinsip bisnis dan manajemen, seperti perencanaan strategis, alokasi sumber daya, teknik kepemimpinan, metode produksi, hingga koordinasi sumber daya manusia.
- Layanan Pelanggan
Dalam hal ini meliputi prinsip dan proses untuk menyediakan layanan bagi para pelanggan hingga personal. Kemudian pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan standar kualitas layanan dan kepuasan pelanggan, hingga memberikan keterangan keterangan yang dibutuhkan pelanggan.
- Kemampuan Bahasa Asing
Minimal, seorang TU memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik.
Getters, itulah pembahasan lengkap perihal profesi seorang TU. Jika kamu seorang tenaga TU yang ingin meningkatkan keahlian dalam customer service, yuk, ikuti pelatihan “Meningkatkan Keahlian Customer Service (Tenaga Tata Usaha Penerangan) (Bauran)” sekarang juga hanya di GeTI Incubator. (ZM)
