Dalam sebuah transaksi jual beli, invoice adalah sebuah dokumen yang menjadi tanda bukti bahwa sebuah transaksi dilakukan dengan legal. Dengan dokumen ini, keamanan dalam bertransaksi antara kedua belah pihak dapat terjalin dengan lancar tanpa ada yang merasa dibohongi.
Bagi kamu yang saat ini sedang kuliah di jurusan ekonomi atau akuntansi, maupun yang akan membuka sebuah bisnis, artikel di bawah ini akan sangat membantumu untuk meningkatkan pemahaman tentang seluk beluk invoice atau faktur. Ke depannya, kamu akan semakin lancar membuat sebuah bukti transaksi jual beli.
Invoice Adalah…
Pengertian invoice atau faktur adalah dokumen komersial untuk tempat daftar tagihan yang dikeluarkan oleh seorang penjual kepada pembeli. Invoice digunakan sebagai bukti harga yang harus dibayar oleh pembeli ketika pembeli sudah menyelesaikan sebuah pemesanan dari pihak penjual.
Perbedaan Nota dengan Invoice Adalah…
Nota dan faktur sekilas terlihat sama, tetapi sejatinya kedua bukti pembayaran tersebut adalah dua hal yang berbeda. Perbedaan yang pertama, yaitu dari segi definisi. Nota adalah salah satu tanda transaksi yang dilakukan secara kontan sedangkan invoice adalah rekam bayar dari sebuah pemesanan barang.
Dari segi kegunaan, nota bisa diterbitkan oleh siapa pun, baik perorangan maupun badan usaha yang tidak terkena pajak. Sementara itu, faktur merupakan dokumen yang umumnya hanya dikeluarkan oleh perusahaan besar yang terkena pajak.
Fungsi Lain Invoice Adalah…
Selain berfungsi sebagai rekam jejak sebuah pembelian atas sebuah produk perusahaan, invoice ternyata memiliki kegunaan lain.
- Transparansi keuangan di antara penjual dengan pembeli.
- Bukti acuan yang sah atas sebuah transaksi yang dilakukan penjual dan pembeli.
- Rekam produk sebuah perusahaan.
- Menjadi bukti keluar masuk sebuah pesanan.
- Untuk sebuah pembukuan dan laporan penjualan.
Jenis-jenisnya yang Wajib Diketahui
Secara umum, jenis invoice terbagi menjadi tiga kategori utama yang berguna untuk sebuah kegiatan jual beli. Dari ketiga jenis tersebut, setiap jenis faktur memiliki definisi dan kegunaanya masing-masing, seperti yang akan dijelaskan di bawah ini.
- Invoice Biasa
Merupakan faktur yang digunakan untuk transaksi yang sederhana. Umumnya berisi tentang jenis barang yang dibeli, jumlah keseluruhan, harga satuan, dan harga keseluruhan.
- Invoice Proforma
Merupakan faktur sementara, yang berarti faktur ini hanya diterbitkan saat klien melakukan pembayaran secara bertahap atau dicicil.
- Invoice Konsuler
Merupakan faktur khusus yang umum digunakan dalam sebuah transaksi internasional, seperti kegiatan ekspor dan impor.
8 Tips agar Proses Pembuatan Invoice Berjalan Lancar
Walaupun faktur merupakan tanda bukti yang sah dalam sebuah kegiatan jual beli. Terkadang, tidak bisa dipungkiri bahwa ada beberapa klien yang telat melakuakan pembayaran. Bagi seorang penjual, tentu saja hal ini adalah sebuah permasalahan yang tak bisa dianggap sepele.
Untuk mengatasi hal-hal yang tak diinginkan tersebut, berikut ini hal-hal yang bisa dilakukan agar pembuatan faktur berjalan dengan lancar.
- Selalu masukkan identitas instansi pada kop faktur agar penerima dapat mengenali siapa pengirimnya.
- Buatlah informasi yang singkat, jelas, dan mudah dimengerti.
- Kirimkan faktur secepatnya setelah daftar barang dikirimkan.
- Buat atau tentukan tenggang waktu, sebaiknya kurang dari 30 hari.
- Sediakan pembayaran yang fleksibel agar klien dapat membayar tagihan dengan lebih mudah.
- Tentukan jumlah denda yang akan dikenakan untuk mencegah klien terlambat melakukan pembayaran.
- Berikan diskon untuk sekali tempo.
- Kirimkan pengingat tagihan secara berkala.
Begini Cara Membuatnya!
Berikut ini beberapa cara membuat faktur yang umum digunakan oleh perusahaan besar dalam kegiatan transaksinya.
- Sisipkan logo serta nama perusahaan dalam kop invoice.
- Sisipkan baris PPN dan jumlah total yang ditagihkan.
- Beri baris untuk menuliskan identitas penjual serta pembeli.
- Buatlah baris yang berisikan nama jumlah dan harga: seperti nomor, nama induk, deskripsi produk, jumlah produk, satuan produk, harga barang atau harga satuan produk, diskon, hingga total harga keseluruhan.
- Beri baris untuk catatan tambahan di bawah jika memang diperlukan.
- Selalu beri keterangan tempat pada faktur tersebut.
Itulah pembahasan lengkap tentang invoice yang sangat penting peranannya bagi sebuah bisnis. Bahkan, kini invoice bisa digunakan sebagai acuan laporan keuangan dan bukti pembukuan untuk menghitung laba-rugi sebuah perusahaan.
Seperti apa, ya, persiapan pembuatan faktur untuk ekspor? Jika kamu seorang pengusaha kopi ataupun frozen seafood, dan ingin memperluas peluang pemasaran hingga di pasar global, yuk, ikuti kelas pelatihan “Menyiapkan Dokumen Ekspor Invoice dan Packing List untuk Produk Frozen Seafood dan Kopi bagi Manajer Perdagangan Besar dan Eceran Lainnya” bersama GeTI Incubator untuk mengetahui proses pembuatan invoice ekspor!
