Getters, pastinya kamu sudah tidak asing lagi dengan profesi seorang sekretaris. Mulai dari perusahaan kecil hingga besar, peranan seorang sekretaris sangat penting keberadaannya. Dengan bantuannya, segala macam kelancaran sebuah bisnis perusahaan akan mudah terorganisir.
Nah, kira-kira, apa saja, sih, tugas dan tanggung jawab mereka yang sesungguhnya? Berikut ini adalah serba-serbi pembahasan mengenai sekretaris yang akan diulas secara lengkap di bawah ini. Yuk, simak!
Sekretaris Adalah…
Sekretaris adalah seorang administrasi profesional yang memiliki peranan integral dalam sebuah bisnis perusahaan hingga beragam lingkungan organisasi lainnya. Secara umum, seorang sekretaris biasanya mengurus dan mengatur segala macam tugas kantor, hingga tugas administrasi tambahan sesuai kebutuhan.
Beragam Fungsinya bagi Perusahaan
Berikut ini, beberapa fungsinya yang wajib kamu ketahui sesuai dengan tugas dan peranannya.
- Sebagai Pejabat Eksekutif
Fungsinya sebagai seorang pejabat eksekutif, maka ia bertanggung jawab atas urusan rekening, catatan, saham, hingga publisitas perusahaan atau organisasi. Ia juga harus mampu mengkoordinasikan beragam kegiatan kantor.
- Sebagai Penghubung
Tugas penghubung di sini adalah penyambung keputusan antara manajemen pusat dan staf. Selain itu, saran hingga keluhan karyawan dapat disampaikan melalui sekretaris untuk disampaikan kepada manajemen pusat.
- Sebagai Humas
Sekretaris juga bertindak sebagai penyampai pesan kepada klien ataupun pelanggan.
- Sebagai Penasehat Manajemen
Dalam beragam hal, otoritas sangat membutuhkan nasihat dari seorang sekretaris. Melalui sarannya, manajemen mendapatkan beragam masukan untuk kemajuan perusahaan.
Tugas-Tugasnya yang Perlu Diketahui
Pada dasarnya, profesi ini bertanggung jawab untuk…
- Mengatur hingga Mencatat Hasil Rapat
Seorang sekrearis harus mampu mengatur jalannya proses rapat hingga mencatat beragam hasil dari rapat.
- Membuat Pencatatan Administrasi
Beberapa tugas administrasi yang dimaksud adalah mencatat aktivitas organisasi perusahaan, up-to-date terhadap urusan karyawan dan manajemen, hingga menyiapkan beragam jenis dokumen.
- Memastikan Persyaratan Hukum
Seorang secretary juga harus mengetahui dan memastikan persyaratan hukum terutama yang berhubungan dengan pengurusan dokumen. Ia juga harus mampu memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil tidak melanggar hukum.
- Supervisi Terhadap Karyawan Baru
Ia juga akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan beragam prosedur dalam sebuah perusahaan. Ia juga akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru untuk mengenalkan perusahaan.
- Menyambut Tamu Bisnis hingga Klien
Ia juga bertugas untuk memberikan kenyamanan para klien hingga tamu bisnis sehingga citra perusahaan dikenal baik.
5 Skill yang Wajib Dimiliki Sekretaris Profesional
Jika kamu ingin menggeluti profesi ini, berikut ini adalah beberapa kemampuan yang wajib kamu kuasai.
- Kemampuan Komunikasi
Karena profesi ini berhadapan langsung beragam orang dan latar belakang, maka diperlukan kemampuan dalam berkomunikasi. Sehingga, beragam informasi yang diterima dapat disampaikan dengan baik.
- Kemampuan Time Management
Ia juga wajib memiliki kemampuan dalam mengatur beragama agenda, misalnya pertemuan direktur perusahaan dengan pejabat pemerintah. Dengan keterampilan ini, segala urusan dapat teselesasikan dengan baik.
- Kemampuan Menganalisis
Terkadang banyak situasi dan kondisi tak terduga yang sering muncul dalam menjalankan tugas. Sehingga, diperlukan kemampuan dalam menganalisis dan memecahkan sebuah permasalahan yang muncul.
- Kemampuan Bahasa Asing
Kemampuan ini sangat diperlukan apabila perusahaan berurusan dengan klien dari luar negeri,
- Melek Teknologi
Seiring dengan perkembangan zaman yang kian maju, profesi ini harus mampu mengatur dan mengurus beragam agenda dengan memanfaatkan beragam teknologi terkini. Maka seorang secretary harus melek dan paham akan teknologi terkini.
Sikap dan Etika yang Wajib Dikuasai
- Good Personality
Dalam hal ini meliputi sikap sabar, tekun, disiplin, berpenampilan menarik, loyal, sopan, dan bisa menjaga nama baik perusahaan.
- Good General Knowledge
Dalam hal ini meliputi kemampuan beradaptasi dengan segala perubahan yang terjadi, baik eksternal maupun internal.
- Good Special Knowledge
Dalam hal ini meliputi kemampuan dengan beragam tugas yang berkaitan dengan pekerjaanya.
- Good Skill and Technic
Kemampuan seperti mengetik, korespondensi, hingga kearsipan kantor.
Pentingnya Berpenampilan Ideal dan Menarik bagi Sekretaris
Secara umum, seorang sekertaris merupakan ikon perusahaan. Sehingga, ia harus berpenampilan menarik dan profesional. Dengan penampilan yang menarik, maka ia akan bekerja dengan maksimal dan klien juga merasa yakin atas kinerjanya. Selain itu, ia juga turut memberikan kesan yang positif bagi perusahaan. Untuk menunjang penampilannya, ia wajib memiliki keterampilan dalam tata cara berdandan, menata rambut yang baik, memahami tata cara berpakaian, hingga gaya dan perilaku yang pantas.
Kisaran Gajinya di Bulan November 2022
Menurut data dari Indeed.com, hingga bulan November tahun 2022, rentang gaji seorang sekretaris yang telah berpengalaman di kota Jakarta adalah sebesar Rp5.224.000.- per bulan. Tentu saja, gaji tersebut akan berbeda di tiap-tiap kota di Indonesia.
Oke, Getters, itulah pembahasan lengkap tentang dunia sekretaris yang sangat penting peranannya bagi sebuah perusahaan. Jika kamu saat ini berprofesi sebagai seorang sekretaris dan ingin meningkatkan skill profesionalmu, yuk, ikuti kelas pelatihan “Belajar Perilaku dan Penampilan Diri Berstandar Internasional Bagi Sekretaris Perusahaan” bersama GeTI Incubator sekarang juga!
